klucze w hmo
NIERUCHOMOŚCI W ANGLII

TWOJA NIERUCHOMOŚĆ INWESTYCYJNA: WSZYSTKO, CO MUSISZ WIEDZIEĆ O KLUCZACH W DOMACH DZIELONYCH

Organizacja kluczy zwłaszcza w agencji wynajmu to nie lada wyzwanie. Dla jednych utrapienie dla innych ostoja spokoju. Kiedy mówię o innych, na myśli mam samą siebie, ponieważ osobiście uwielbiam mieć w nich ład i porządek. Każdy klucz, odpowiednio podpisany i na swoim miejscu. Wystarczy, że otworzę moją magiczną listę i wiem który klucz i do czego.

Nie wszystkich temat kluczy fascynuje tak jak mnie i widzę jak wiele osób robi w nich przysłowiowy bałagan, naciągając tym samym landlordów na dodatkowe koszta, ponieważ zgubione klucze czy niepasujące klucze to znowu nowe zamki, za które ktoś musi zapłacić.

Wyobraź sobie, że zarządzasz 60-cioma domami HMO, w których jest średnio od 4 do 6 pokoi. Każdy pokój jest zamykany na inny klucz. Do tego dochodzą jeszcze klucze do drzwi frontowych, tylnych, piwnicy, extra schowków, extra drzwi czy nawet łazienek lub garażu! Jak zaczniesz liczyć to okazuje się że 60 domów generuje ci około 400 różnych kluczy. Pytanie: Jak je zorganizujesz?

Organizacja kluczy

Każda agencja czy każdy landlord używa innego systemu do organizacji kluczy. Z obserwacji mogę tylko powiedzieć, że co agencja to bardziej zagmatwane rozwiązania, które wydają mi się kompletnie bez sensu jak np. umieszczanie wszystkich kluczy do jednego domu na jednym pęku. Czy to znaczy, że żeby dać komuś dostęp do pokoju musisz dać mu też 20 różnych kluczy do całego domu? Mam wrażenie, że niektórzy właśnie z takiego założenia wychodzą. 

Moim zdaniem KLUCZEM do dobrej organizacji jest trzymanie się pewnych zasad.

  1. Opracuj system numeracji kluczy, który będzie odpowiadał konkretnemu adresowi, a następnie pokojowi czy drzwiom. Np. 5 Princess Street, Room 1 – klucz numer 2 na twojej liście 100.
  2. Każdy klucz powinien znajdować się na innym znaczniku. Jeżeli dasz dwa różne klucze na jednym znaczniku, bo w pokoju są np. dwa różne zamki, jeden do pokoju a drugi do tylnych drzwi na zewnątrz do tego samego pokoju to nie będziesz wiedział, który klucz jest do którego zamka.
  3. Nigdy nie podpisuj znaczników adresami domów czy numerami pokoi, ponieważ w razie zgubienia, osoba, która go znajdzie będzie wiedziała który zamek ten klucz otwiera.
  4. Zawsze, kiedy zmieniasz zamek, wyrzuć klucze, które są do starego zamka lub po prostu ściągnij je ze znacznika i wsadź do tego zamka o ile możesz go ponownie użyć.
  5. Jeżeli zmieniasz kod do zamka, który jest na kod, pamiętaj, żeby zaktualizować go na swojej liście.
  6. Jeżeli pracujesz z grupą kontraktorów czy nawet sprzątaczek, prowadź listę z datą, na której każdy, kto bierze od ciebie klucz, podpisuje się swoim imieniem i nazwiskiem, że taki klucz jest w jego posiadaniu. Ludzie nie lubią zwracać kluczy a do tego nie lubią za nie płacić jeżeli je zgubili. Uświadamiaj ich, że za zgubione klucze, będą pociągnięci do odpowiedzialności finansowej. Oczywiście inaczej to wygląda jak pracujesz z niewielką grupą ludzi gdzie zdarza się to rzadko a inaczej gdy tych domów masz bardzo dużo i zdarza się to zdecydowanie za często. Potencjalne straty w kluczach mogą być naprawdę znaczące.
  7. Jeżeli używasz aplikacji mobilnej lub twój biznes oparty jest na jakimś systemie, prawdopodobnie masz dostępne różne możliwości kodowania kluczy. W mojej agencji, do klucza przymocowany jest barcode (kod kreskowy), który w systemie jest alokowany do konkretnej nieruchomości. Kiedy go skanuje mogę wybrać kontraktora, landlorda czy lokatora z listy i wtedy klucz będzie widniał jako zeskanowany i wydany na konkretne nazwisko. Takim sposobem system nagrywa i wie który klucz jest w czyim posiadaniu.
  8. Zawsze posiadaj minimum 3 kopie każdego klucza, jeżeli nie jest to master key, który otwiera wiele zamków. Dlaczego 3? Jeden zawsze jako główny klucz, którego nigdy nikomu nie dajesz. Drugi dla lokatora a trzeci dla kontraktora czy innej osoby, która musi mieć dostęp do pokoju w celu np. przeprowadzenia naprawy. Takim sposobem nigdy nie będzie trzeba zmieniać zamków, jeżeli nie jest to konieczne, ponieważ nawet jeżeli kontraktor zgubi klucz to zawsze masz oryginał którego możesz użyć do dorobienia klucza.

ZAPISZ SIĘ NA LISTĘ: DOSTAWAJ POWIADOMIENIA O NOWYCH WPISACH!

Rodzaje zamków

Różni landlordzi decydują się na różne rodzaje zamków w swoich domach.

Wyróżniamy:

  • Push button lock — zamek na kod

Po wpisaniu kodu otwierasz drzwi. Kod można też w każdej chwili zmienić. Z doświadczenia widzę, że stosunkowo często się psują i bolec, który powinien wysuwać się z zamka, nie wysuwa się prawidłowo i zostawia drzwi otwarte zamiast zamknięte. Z drugiej strony nie trzeba martwić się o dorabianie kluczy. Najwygodniej stosować je do piwnic czy innych extra pomieszczeń, do których nikt oprócz ciebie, czy ewentualnie kontraktora nie musi mieć dostępu. Nie lubię jak montuje się je w drzwiach do pokoi ponieważ są uciążliwe w użyciu, często się psują i  koszt wymiany jest dość duży.

  • Zwykły zamek

Mówiąc zwykły mam na myśli taki do którego dostaje się 3 klucze w zestawie. W HMO zawsze musi być to THUMB TURN LOCK, czyli taki zamek, który przekręca się pokrętłem od środka bez użycia klucza. Oczywiście lepiej zainwestować w droższy zamek tego typu, ponieważ te tańsze mają tendencje do zacinania się lub jeżeli dorobisz kopię klucza to często te kopie nie działają w tanich zamkach. Jeżeli decydujesz się na zwykły zamek musisz też wziąć pod uwagę że każdy może dorobić ten klucz u pierwszego lepszego ślusarza co powoduje że nie masz kontroli nad ilością dorobionych kluczy. 90% landlordów a przynajmniej anglojęzycznych, decyduje się właśnie na taki zamek.

  • Master key system

Kolejnym rozwiązaniem, jeśli chodzi o zamki jest idea Master Key czyli takiego klucza, który otwiera wiele zamków. W HMO działa to z reguły tak, że ty jako właściciel posiadasz np. jeden klucz, który otwiera wszystkie zamki w domu a lokatorzy posiadają takie klucze, które otwierają tylko drzwi frontowe i drzwi do pokoju. Dzięki takiemu rozwiązaniu ograniczasz ilość potrzebnych kluczy. Ma to swoje wady i zalety. Jedyną wadą jest przede wszystkim koszt. Zamki te są o wiele droższe niż te zwykłe. Jeśli o zalety chodzi to po pierwsze są wygodne a do tego nikt poza tobą nie może ich dorobić. By dociąć taki klucz nawet agencja musi uzyskać twoją autoryzację u ślusarza. W taki sposób bardzo łatwo kontrolować dostęp. Jeżeli lokator zda klucz po wyprowadzce to masz pewność że go nie dorobił i że nie ma więcej dostępu do domu.

  • Nightlatches

Kolejny popularny rodzaj zakładanych zamków to tzw. nightlatches. Ich zaletą jest to, że są to zamki zatrzaskowe. Nie trzeba fizycznie przekręcać klucza by zamknąć pomieszczenie. Niestety zdarzało się, że to właśnie w przypadku tych zamków najczęściej byliśmy wzywani przez lokatora do domu, by otworzyć mu drzwi, bo przez pomyłkę je zatrzasnął zostawiając klucz w pokoju bo np. poszedł tylko do kuchni i zapomniał wcisnąć guzik, który zablokował możliwość zatrzaśnięcia drzwi.

Jeżeli nie chcesz mieć takich przypadków nie wybieraj tych zamków do pokoi. Kolejną wadą montowania nightlatches jest łatwość włamania się do domu czy pokoju.

 

 

Podsumowując kwestie wyboru zamków zdecydowanie najbezpieczniejsze i najwygodniejsze są klucze master key. Gdybym miała swoje HMO pewnie na nie bym się też zdecydowała.

O czym jeszcze powinieneś pamiętać?

Jeżeli decydujesz się na założenie zwykłego zamka, do którego klucz można z łatwością dorobić, dobrą praktyką byłaby zmiana zamka po każdym lokatorze, ponieważ nie wiesz, czy ktoś nie dorobił klucza.

Dla przykładu, kiedy jeszcze moi znajomi mieszkali na pokoju, po wyprowadzce nie zdali klucza do frontowych drzwi. Takim sposobem wracali do domu (HMO) jeszcze przez pół roku żeby sprawdzić listy.

Takich historii jest więcej nawet z punktu widzenia pracy agenta, ale może opowiem wam kiedyś przy kawie jak będzie dane nam się spotkać. : D Niektórych historii nie wypada opowiadać publicznie.

Zmiana zamka po każdym lokatorze wiąże się z dodatkowym kosztem, ale warto to robić żeby zaoszczędzić sobie późniejszych problemów.

To samo tyczy się zmiany kodów w zamkach push button lock po każdym lokatorze. Wracając do przykładu znajomych, zdarzyło się tak, że znali oni wszystkie kody do pokoi w domu, ponieważ stosunkowo długo w nim mieszkali. Albo zmieniali pokoje, albo mieli swoich znajomych w innych pokojach. Niektóre kody do tego stopnia nie są zmieniane, że gdybym miała je teraz zapisane na kartce i wróciła do domu, w którym mieszkali 5 lat temu, mogę się założyć, że niektóre kody dalej będą działać.

Zamontuj zatrzaskowy zamek w drzwiach frontowych

Istnieją różne systemy, jeśli o takie drzwi chodzi. Jeżeli zainwestujesz w porządne drzwi, nie powinny się one popsuć.

Zamek zatrzaskowy w drzwiach frontowych jest o tyle bezpieczny, że jeżeli masz do czynienia z HMO to wiele osób uważa że nie musi zamykać drzwi wejściowych ponieważ ich pokój pozostaje zamknięty. To duży błąd. Bardzo często zastaje otwarte drzwi do HMO, ponieważ ludzie nie czują się odpowiedzialni za ich zamykanie. Zdarzyły się przypadki, kiedy właśnie takie sytuacje doprowadziły do włamań i kradzieży. Z przestrzeni wspólnej też można bardzo wiele rzeczy wynieść. Jeżeli zamek sam się zatrzaskuje, drzwi są zawsze zamknięte. Co więcej, angielskie drzwi frontowe, w których podnosi się klamkę do góry żeby przekręcić klucz, mają tendencje do psucia się. Jeżeli zamek ciężko chodzi, zdarza się, że lokatorzy przy nadmiernym użyciu siły psują mechanizm w klamce i ją nie jako przekręcają co sprawia, że drzwi nie da się zamknąć. Wymiana całego mechanizmu w drzwiach frontowych to koszt około £150. W mojej osobistej opinii lepiej jest zainwestować w porządne drzwi frontowe. Kiedy myślę o drzwiach idealnych do głowy przychodzą tylko nowoczesne drzwi zatrzaskowe, montowane praktycznie w każdym niemieckim domu. Oczywiście mówimy o takich bez szyby, bo już nie raz zdarzały się przypadki jak takie szyby leciały. Ostatni raz: wkurzony sąsiad zaczął pukać do domu HMO, żeby lokatorzy przestali imprezować. Przy okazji wybił młotkiem szybę w drzwiach tylnych. Rzekomo niechcący. To tylko jeden z wielu przykładów. Koszt wymiany takiej szyby to czasami koszt nowych drzwi.

 

Wyświetl ten post na Instagramie.

 

Post udostępniony przez Wiebke & Hannes (@projekt_fuenf)

Wprowadź depozyty za klucze

Jeżeli wiesz, że twoi lokatorzy będą gubić klucze, wprowadź depozyt za klucze, który zwrócisz po tym jak lokator się wyprowadzi i je zda. Jeżeli ich nie zda będziesz mógł użyć tych pieniędzy na dorobienie nowego klucza lub wymianę zamka. Dostosuj koszt depozytu do kosztu klucza lub zamka. Z doświadczenia mogę tylko powiedzieć, że około 70% ludzi wyprowadzających się z pokoi zwłaszcza wynajmujących przez agencje, nie oddaje kluczy.

Na dzisiaj to już chyba wszystko w kwestii kluczy i zamków. Jak na tak, dla wielu mało istotny temat myślę, że go całkowicie wyczerpałam.

Zapraszam też do lektury innych tekstów związanych z nieruchomościami tutaj.

W niedalekiej przyszłości pojawi się też e-book odnośnie zarządzania domami HMO. Będzie to skompresowane kompendium wiedzy, z którego dowiesz się wszystkiego o prowadzeniu HMO oraz o funkcjonowaniu agencji wynajmu. Póki co, zapraszam do zapisania się na listę mailingową gdzie możesz dostawać powiadomienia o nowych wpisach!

Możesz też śledzić mnie na bieżąco na FB!